TIETOSUOJASELOSTE

 

CoolFors Finland Oy noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja kuvauksen, mihin kerättyjä tietoja käytetään.

Tietosuojaselostetta muutetaan tarvittaessa vastaamaan aina voimassa olevaa menettelytapaa henkilötietojen käsittelystä. Voimassa oleva tietosuojaseloste on nähtävillä rekisterinpitäjän internetsivustolla.

 

ASIAKASHANKINTAREKISTERI

Rekisterinpitäjä

CoolFors Finland Oy, Askonkatu 9F, 15100 Lahti, 2006693-9

Rekisteri

CoolFors Finland Oy:n asiakashankintarekisteri

Yhteyshenkilö

Essi Berge, 050 410 8050,

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilörekisteri koostuu rekisterinpitäjän saamista tarjouspyynnöistä. Henkilörekisteriä pidetään yllä, jotta CoolFors Finland Oy:n työntekijöillä on käytettävissään ajantasaiset yhteystiedot potentiaalisen asiakkaan kontaktoimiseksi ja tarjousneuvotteluiden hoitamiseksi. Henkilörekisterin ylläpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja, sillä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on sellainen suhde, jossa henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen on tarpeellista osapuolten välisten asioiden hoitamiseksi.

Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää CoolFors Finland Oy:n potentiaalisen asiakkaan yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä organisaation nimen ja postiosoitteen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä viisi vuotta niiden tarjouspyyntöjen osalta, jotka eivät johda kauppaan. Kauppaan johtaneiden tarjouspyyntöjen henkilötiedot siirretään asiakasrekisteriin.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 4 on mainittu. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietojaan yhteistyökumppaneilleen, mikäli luovutukselle on oikeutettu peruste. Luettelo rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneista on kuvattu osoitteessa: https://www.coolfors.com/fi/lista-rekisterinpitajan-yhteistyokumppaneista.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

Alihankkijat

CoolFors Finland Oy käyttää seuraavia alihankkijoita. Alihankkijoilla on pääsy henkilörekisterin tietoihin työtehtäviensä suorittamiseksi.

Inmics Oy, 0849585-3                                               IT-ympäristön palvelutoimittaja

Tawasta OS Technologies Oy, 1935052-9            Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että alihankkijat noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaan asiakashankintarekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet rekisterissä häntä koskeviin tietoihin: tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

 Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

 

ASIAKASREKISTERI

Rekisterinpitäjä

CoolFors Finland Oy, Askonkatu 9F, 15100 Lahti, 2006693-9

Rekisteri

CoolFors Finland Oy:n asiakasrekisteri

Yhteyshenkilö

Essi Berge, 050 410 8050,

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteri koostuu rekisterinpitäjän tilausvahvistuksista. Käsittelyn tarkoituksena on rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.Henkilörekisteriä pidetään yllä, jotta CoolFors Finland Oy:n työntekijöillä on käytettävissään ajantasaiset yhteystiedot asiakkuuden hoitamista varten. Henkilörekisterin ylläpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja, sillä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on sellainen asiakassuhde, jossa henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen on tarpeellista osapuolten välisten asioiden hoitamiseksi. Rekisteröidyn sähköpostiosoite siirretään uutiskirjerekisteriin. Uutiskirjerekisterin jäsenille lähetetään uutiskirjeitä.

Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää CoolFors Finland Oy:n asiakasyrityksen yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä organisaation nimen ja postiosoitteen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kunnes rekisteröity pyytää ne poistamaan.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 4 on mainittu. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietojaan yhteistyökumppaneilleen, mikäli luovutukselle on oikeutettu peruste. Luettelo rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneista on kuvattu osoitteessa: https://www.coolfors.com/fi/lista-rekisterinpitajan-yhteistyokumppaneista. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

Alihankkijat

CoolFors Finland Oy käyttää seuraavia alihankkijoita, joilla on pääsy tietoihin omien työtehtäviensä suorittamiseksi:

Inmics Oy, 0849585-3                                               IT-ympäristön palvelutoimittaja

Tawasta OS Technologies Oy, 1935052-9            Toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja

Balanco Accounting Oy, 2699983-6                      Tilitoimistopalveluiden toimittaja

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että alihankkijat noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet rekisterissä häntä koskeviin tietoihin: tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

 

REKRYTOINTIREKISTERI

Rekisterinpitäjä

CoolFors Finland Oy, Askonkatu 9F, 15100 Lahti, 2006693-9

Rekisteri

CoolFors Finland Oy:n rekrytointirekisteri

Yhteyshenkilö

Essi Berge, 050 410 8050,

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilörekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on sellainen suhde, joka edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

Henkilötietoja käytetään työnhakijan kontaktoimiseen ja rekrytointiprosessin hallinnointiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös muuhun, työnantajan tai työnhakijan oikeuksien tai velvollisuuksien täyttämistä edellyttävään tarkoitukseen.

  Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröityjä ei ole ryhmitelty.

Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja työntekijästä:

  • Nimi
  • Kotiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Työhakemus ja CV

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Säilytysaika

Rekisterinpitäjä poistaa tiedot rekrytointiprosessien päättyessä. Rekisterinpitäjä voi säilyttää rekrytoitavien henkilöiden tietoja kuusi kuukautta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen siinä tapauksessa, että on saanut rekisteröidyltä luvan tietojen säilyttämiseen.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisterin suojaamiseen on käytetty teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

Alihankkijat

Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita. Alihankkijoilla on pääsy henkilörekisterin tietoihin työtehtäviensä suorittamiseksi:

Inmics Oy, 0849585-3                                               IT-ympäristön palvelutoimittaja

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että alihankkijat noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekrytointirekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet rekisterissä häntä koskeviin tietoihin: tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

 

UUTISKIRJEREKISTERI

Rekisterinpitäjä

CoolFors Finland Oy, Askonkatu 9F, 15100 Lahti, 2006693-9

Rekisteri

CoolFors Finland Oy:n uutiskirjerekisteri

Yhteyshenkilö

Essi Berge, 050 410 8050,

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteri koostuu rekisterinpitäjän asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista (yrityksen ja aseman) perusteella. Käsittelyn tarkoituksena on markkinointiviestien ja uutiskirjeiden lähettäminen. Henkilörekisteriä pidetään yllä, jotta CoolFors Finland Oy:n markkinoinnista vastaavilla työntekijöillä on käytettävissään ajantasaiset yhteystiedot asiakkaan / potentiaalisen asiakaan tiedottamista varten.

  Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt ovat ryhmitelty oikeanlaisen tiedon kohdentamiseksi, keskusliikkeittäin, henkilötiedon alkuperän ja kauppatyypin mukaan

Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää CoolFors Finland Oy:n asiakasyrityksen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, organisaation nimen ja aseman. Rekisterin tietosisältö voi olla näistä yksi tai useampi tieto.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä hänen rekisteröityessään käyttämään CoolFors Finland Oy:n palveluita tai osallistuessaan CoolFors Finland Oy:n markkinointikampanjoihin. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, yleisesti saatavilla olevista Internet-lähteistä, sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Jos henkilötiedot ovat peräisin muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisterinpitäjä ilmoittaa ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä henkilötietojen lähteen.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun tietojen poistamista pyydetään.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tällöin henkilötietoja ei kuitenkaan luovuteta ulkopuolisen hyödyksi tapahtuviin tarkoituksiin, vaan henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjän lukuun eivätkä alihankkijat voi tarpeettomasti lukea tai käsitellä henkilötietoja.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman riittävän tietosuojan tason varmistamista ja rekisteröidyn etukäteistä informoimista.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietojaan yhteistyökumppaneilleen, mikäli luovutukselle on oikeutettu peruste. Luettelo rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneista on kuvattu osoitteessa: https://www.coolfors.com/fi/lista-rekisterinpitajan-yhteistyokumppaneista.

Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisterin suojaamiseen on käytetty teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

Alihankkijat

Rekisterinpitäjä käyttää seuraavia alihankkijoita. Alihankkijoilla on pääsy henkilörekisterin tietoihin työtehtäviensä suorittamiseksi:

Koodiviidakko Oy, 1939962-1                                Uutiskirjeen palvelutoimittaja

Digizer Oy, 2742428-4                                             Uutiskirjeen toteuttaja

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että alihankkijat noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekrytointirekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet rekisterissä häntä koskeviin tietoihin: tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

Ota yhteyttä

Ole hyvä ja ota yhteyttä tai lähetä viesti yhteydenottolomakkeella

COOLFORS FINLAND OY
Askonkatu 9 B
15100 Lahti, Finland
Puhelin: 010 2391 180
Sähköposti: